genomföra, redovisa och avsluta

Denna sida ska verka som ett stöd genom hela genomförandet av ditt projekt. Självklart finns även vi på utvecklingskontoret till hands och hjälper dig!

Från idé till verklighet!

När du har lämnat in projektansökan, fått ett positivt beslut från Lag-styrelsen samt  startbesked från Jordbruksverket så kan arbetet påbörjas.

Vi vill att du ska lyckas! Utvecklingskontoret finns med dig under hela genomförandet. Vi vill ha ett startmöte innan ni sätter igång samt regelbundna uppföljningsmöten vid delredovisning och slutrapportering.  Dessutom är vi är inte längre bort än ett mejl,  telefonsamtal eller fysiskt möte.

 

Informationskrav

Viktigt att använda logotyp

Alla projekt som har leaderfinansiering ska visa det genom att använda rätt logotyp. Det gäller exempelvis annonser, informationsblad webbsidor, sociala medier m.m.

Ni är våra ambassadörer. Leaderprojekt inspirerar!

Berätta för andra om oss och möjligheten att söka leaderstöd. Tillsammans skapar vi hållbara och attraktiva landsbygder som vi är stolta över.

 

Vi hjälper er gärna med att sprida information i våra kanaler. Tagga oss för att uppmärksamma oss på vad som händer och sker.

Råd och information på vägen

Undvik avdrag

  • Läs beslutet noggrant. Följ villkoren, beslutad projektplan och budget. Om ni avviker från projektplanen och ert beslut riskerar ni att inte få ut de pengar som ni har sökt. Det är enbart de utgifter som står i beslutet som ger rätt till stöd.
  • Var observant på slutdatumet för projektet. I ert beslut står projektets slutdatum och det är viktigt att ni skickar in ansökan om slututbetalning så att den har kommit in till Jordbruksverket senast detta datum. Om ni ansöker efter ert slutdatum kommer ni att få ett avdrag på det beviljade stödet.
  • Var noga med logotypen. Se till att rätt logotyp kommer med på allt material. Missas detta finns det risk för avdrag. Vi kan ge dig råd om ni är osäkra.
  • Glöm inte att särredovisa projektets utgifter. För att undvika avdrag ska ni, vid ansökan om utbetalning, skicka med en rapport från bokföringen där endast de utgifter som tillhör projektet finns med.

Om det inte går enligt plan

Hör av dig till oss på utvecklingskontoret om något inträffar som gör att projektet inte kan genomföras på det sätt som det är tänkt. Likaså om mer tid behövs för att genomföra satsningen eller om finansieringen av projektet förändras. Det är viktigt att denna kontakt sker innan ni genomför några ändringar. Det kan behöva fattas ett nytt beslut utifrån de nya förutsättningarna.

Att ansöka om utbetalning

Ansökan om utbetalning görs på Mina sidor i Jordbruksverkets system, på samma ställe där du ansökte om projektstöd.
Det finns en hel del att tänka på när du ska redovisa ditt projekt.

Inför både delredovning och slutrapportering så vill vi ha kontakt med dig och gå igenom alla underlag inför inskick till Jordbruksverket. 

DET FINNS OLIKA TYPER AV UTBETALNINGAR

Förskottsutbetalning
Du kan söka förskottsutbetalning så fort du har fått ditt beslut om stöd. Behöver dock göras innan du skickar in en delredovisning. Vilket belopp du kan ansöka om framgår i beslutetsinformationen från Jordbruksverket. När du söker förskott behöver du inte redovisa några utgifter. Därför måste du i stället redovisa utgifterna för detta belopp när du söker delutbetalning.

Statliga myndigheter, regioner och kommuner kan inte söka förskottsutbetalning.

Delutbetalning
Du behöver göra en ansökan om delutbetalning inom 4:a månader in i projektet och därefter löpande under hela projekttiden. Alla underlag från perioden du söker delutbetalning för ska vara med i ansökan och du ska ha betalat alla utgifter. När du söker delutbetalning ska du beskriva vad som har hänt i investeringen eller projektet och vad de redovisade utgifterna har använts till. Innan du skickar in din delredovisning så vill vi att du skickar underlagen till oss för påsyn. Detta för att minimera risken för avdrag. 

Slututbetalning
Du måste ansöka om slututbetalning senast det slutdatum som står i ditt beslut om stöd. Då ska du vara klar med din investering eller ditt projekt. Innan du skickar in din slutredovisning så vill vi att du skickar underlagen till oss för påsyn. Detta för att minimera risken för avdrag. När du söker slututbetalning kommer du att få beskriva vad du har gjort och svara på frågor om bland annat mål och resultat.

Observera att om du söker slututbetalning för sent minskar ditt stöd med 1 procent av utbetalningsbeloppet för varje dag som ansökan är försenad. Om din ansökan kommer in mer än 25 dagar för sent får du inga pengar alls för din ansökan om slututbetalning.

Viktigt att tänka på

 

  • Det är viktigt att du i din bokföring särredovisar projektets utgifter från ordinarie verksamhet.
  • Kostnaderna som ni redovisar måste ha betalats inom perioden ni redovisar.
  • Betalningsbevis ska finnas med på alla kostnader som inte är lön.
  • Håll ordning på alla underlag redan från början, då blir det lättare att redovisa.
  • Du ska spara alla underlag så som fakturor, betalningsbevis, avtal, offerter, följesedlar och andra handlingar som underlagen hänvisar till.
  • Förutom den information som en faktura alltid ska innehålla ska fakturan gå att koppla till en aktivitet som rör din investering eller ditt projekt samt vara adresserad till och betald av den som sökt stödet.
  • Samtliga underlag behöver vara i PDF-format för att kunna laddas upp i Jordbruksverkets e-system.
Betalningsbevis

Du måste skicka med betalningsbevis för alla utgifter du söker utbetalning för. I betalningsbevisen ska det framgå att det är du som är stödmottagare som har betalat. Betalningsbeviset ska även visa att din utgift är betald inom den period du ansöker om utbetalning för (senast den dag ansökan om utbetalning kommer in).

Det här är olika typer av betalningsbevis:

  • utskrift av betalning via internetbank
  • betalorder för bank- och plusgiro i kombination med kontoutdrag
  • kvitto från banken
  • kontoutdrag som visar en betalning via autogiro
  • lönespecifikation
  • kvitto betalkorts- och Swishbetalning (kombineras med kontoutdrag eller utdrag ur bokföringen om det inte framgår på kvittot vem som betalat).
  • kvitto vid kontantbetalning (dvs sedlar/mynt) (OBS maxbelopp på 1000 kr för denna typ av betalmetod.)

Organisationer med en central ekonomifunktion kan ansöka om undantag från kravet på betalningsbevis!

Om du är en kommun, en region, en myndighet eller en organisation med en central ekonomifunktion kan du ansöka om undantag från kravet på betalningsbevis. Med central ekonomifunktion menas en ekonomifunktion som samlat hanterar bokföring och betalningar för en organisation med flera kontor som är lokaliserade på olika postorter och där organisationen och alla kontor har samma organisationsnummer.

För att få undantag krävs det bland annat att organisationen i en beskrivning kan visa hur organisationen kan garantera att de fakturor som organisationen redovisar i en ansökan om utbetalning är betalda. OBS att även om ni har ansökt och fått beviljat undantag kan bli uttagen för kontroll av underlag.

Här kan du ansökan om undantag från kravet på betalningsbevis

Särredovisning

I din bokföring ska du redovisa de utgifter och intäkter som hör till investeringen eller projektet separat från utgifter och intäkter som hör till annan verksamhet. Om du inte har redovisat separat kan det bli ett avdrag på ditt stöd.

För att visa att du har särredovisat ska huvudbok bifogas vid varje ansökan om utbetalning.

Upphandling

Ta reda på om du är upphandlingsskyldig!

Statliga myndigheter, kommuner, regioner och länsstyrelser är alltid upphandlingsskyldiga men även andra juridiska personer som aktiebolag, stiftelser och ideella föreningar kan vara det. Om du är upphandlingsskyldig ska du upphandla inköpen för investeringen eller projektet. Du ska spara alla underlag som är kopplade till de upphandlingar som är relevanta. Du kan behöva skicka in underlag för att visa om din organisation är upphandlingsskyldig eller inte.

Läs mer Om offentlig upphandling (upphandlingsmyndigheten.se)

Utgifter för personal (lön, schablon för arbetsgivaravgifter mm samt indirekta kostnader.)

Utgifter för personal är till exempel månadslön (hel/del) eller timlön, arvoden och andra personalkostnader.
Personal kan arbeta hela sin tid, en viss procentsats eller ett visst antal timmar av sin tid i insatsen.

Vid redovisning:

Månadsanställda som arbetat heltid/deltid:
* Kopia på anställningsavtalet inklusive eventuella förmåner. Vid deltid skall det även framgå hur stor andel av en heltidstjänst den anställde arbetar.
* Lönespecifikation där det framgår bruttolön samt utbetalningsdatum.

Månadsanställda som arbetat vissa timmar:
* Blanketten Beräkning timlönekostnad.
* Lönespecifikation där det framgår bruttolön samt utbetalningsdatum.
* Projektdagbok där det framgår hur många timmar per dag som personen har arbetat och med vilka arbetsuppgifter.

Timanställda:
* Kopia på anställningsavtalet där det framgår timlön samt eventuella förmåner.
* Lönespecifikation där det framgår bruttolön samt utbetalningsdatum.
* Projektdagbok där det framgår hur många timmar per dag som personen har arbetat och med vilka arbetsuppgifter.


Schabloner för arbetsgivaravgifter och indirekta kostnader

Utöver lönen tillkommer en schablon på 44,31% som täcker kostnader såsom arbetsgivaravgifter, pensioner m.m.

Och du kan även redovisa indirekta kostnader, så kallade OH-kostnader (t.e.x inköp av datorer, papper, skrivare, telefon etc.)

Exempel: Du har betalat ut en lön på 20 000 (brutto). För att räkna ut schablonen tar du 20 000 kr x 0,4431, och får ett schablonpåslag om 8 862 kr .

De indirekta kostnaderna är 15 % av den totala lönekostnaden (lön brutto+schablon): 28 862 x 0,15 = 4 329.

För hjälp med uträkning kan ni använda er av den här mallen som sedan också kan spras som en PDF och bifogas som underlag i redovisningen där schablonen respektive indirekta skrivs in som egna utgiftsrader.

Ersättning för resor med egen bil

Ersättning för resor med egen bil ersätts alltid med en schablon på 40 kr /mil. En körjournal måste bifogas som underlag.

Har personen rest exempelvis 10 mil ska ni ansöka om ersättning för 10 x 40 kr = 400 kronor

Ersättning för fika (obs. vid budgetering anges 12% moms)

Om du har utgifter för fika ska du spara betalningsbevis tillsammans med faktura eller kvitto, samt deltagarlistor, och ha en förklaring till utgifterna. Utgifterna ska gälla extern representation, det vill säga deltagare utanför din egen organisation, och bidra till att du uppnår målet med projektet.

I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan de faktiska utgifterna för fikat, men högst 60 kronor exklusive moms per person.

Ersättning för lunch/middag (obs. vid budgetering anges 12% moms)

Om du har utgifter för lunch eller middag ska du spara deltagarlistor och ha en förklaring till utgifterna. Utgifterna ska gälla extern representation och bidra till att du uppnår målet.

I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan utgifterna med en schablon på 100 kronor exklusive moms per person och måltid. Detta oavsett hur mycket den faktiska utgiften ligger på.

Konferenser

Om du har med utgift för konferens i din budget och ditt beslut om stöd, ska du spara konferensprogrammet och listan med namn på de externa deltagarna och vilka organisationer de tillhör.

I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan de faktiska utgifterna för lunch, middag och fika.

Inköp av begagnad utrustning

För att få stöd för begagnad utrustning ska du ha ett intyg på att:

  • den tidigare ägaren som använt utrustningen inte fått stöd för inköpet av den
  • utrustningen har de tekniska egenskaperna som behövs
  • priset för utrustningen inte överstiger marknadsvärdet
  • utgiften för den begagnade utrustningen inte får vara högre än det skulle vara att köpa ny utrustning

Detta gör du via en Blankett; Intyg för begagnad utrustning

Ideell tid

Vi rekommenderar er att löpande notera vilka personer som har bidragit med tid i projektet.

Vid slutredovisningen fyller ni antal timmar i den här mallen. Värdet anger ni sedan slutredovisningen till Jordbruksverket och själva blanketten mailas till er utsedda handläggare på Leader grogrunds utvecklingskontor.

Ideella resurser

Ideella resurser redovisas med värderingsintyg, nollfaktura eller dylikt. Underlagen mailas till er utsedda handläggare på Leader Grogrund utvecklingskontor.